Zwei Ebenen höher. An wen Ihre Ansprache auf Top-Level wirklich gehen muss.

Ich habe Ansprachen gesehen, die inhaltlich hervorragend waren und nie eine Antwort bekamen. Nicht wegen des Inhalts. Sie waren an „die Personalabteilung“ gerichtet, an „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder an einen Bereichsleiter, der selbst um seine Position bangte. Auf Top-Level entscheidet der Empfänger über den Erfolg, bevor der erste Satz gelesen ist.

Das ist keine Abwertung von Personalabteilungen. Es ist eine Frage der Zuständigkeit. Die Personalabteilung verwaltet Prozesse, die bereits beschlossen sind: eine ausgeschriebene Position, ein Auswahlverfahren, einen Vertrag. Im verdeckten Stellenmarkt gibt es diesen Prozess noch nicht. Es gibt ein Problem, das jemand im Unternehmen hat, und die Frage, ob Sie es lösen könnten.

Diese Frage kann nur jemand beantworten, der das Problem kennt und die Befugnis hat, eine Position zu schaffen oder zu besetzen. Das ist auf Führungsebene fast nie die Personalabteilung. Es ist die Person, die Ihr künftiger Vorgesetzter wäre, oder die Ebene darüber.

Eine Ansprache, die bei der Personalabteilung landet, wird korrekt behandelt: geprüft, ob eine passende Ausschreibung existiert, freundlich beantwortet oder abgelegt. Sie erreicht die Entscheider nicht, und sie ist in der Datenbank. Wenn Sie sechs Monate später über einen Headhunter ins Verfahren kommen, liegt dort Ihre Initiativbewerbung. Das schwächt Ihre Position.

Was Sie davon haben: Sie sparen sich Wochen des Wartens auf Antworten, die nie kommen konnten, weil Sie die Frage der falschen Person gestellt haben.

Die Regel, mit der ich arbeite, ist einfach: Ihre Ansprache geht an die Person, die zwei Ebenen über der Position steht, die Sie anstreben. Nicht eine Ebene, denn Ihr künftiger direkter Vorgesetzter ist oft befangen, er könnte in Ihnen den Wettbewerber sehen. Nicht drei, denn dort werden Sie nicht mehr eingeordnet.

Konkret:

• Sie streben eine Bereichsleitung an: Die Ansprache geht an die Geschäftsführung, nicht an den Bereichsleiter, dessen Stelle Sie vielleicht bekommen, und nicht an dessen direkten Vorgesetzten.

• Sie streben eine Geschäftsführungs- oder Vorstandsposition an, etwa als CFO: Die Ansprache geht an den Vorsitzenden der Geschäftsführung oder des Vorstands, in kleineren Strukturen an den Gesellschafter.

• Sie streben den Vorsitz selbst an: Die Ansprache geht an den Aufsichtsratsvorsitzenden oder den Hauptgesellschafter.

Warum zwei Ebenen? Die Person dort hat das Problem, für das Sie die Lösung sind, in ihrer Verantwortung, aber nicht in ihrer täglichen Arbeit. Sie denkt in Besetzungen, nicht in Bedrohungen. Und sie hat die Befugnis, ein Gespräch anzustoßen, ohne jemanden fragen zu müssen.

Die Regel trägt in den meisten Fällen. In drei Strukturen müssen Sie genauer hinsehen.

Im Konzern. Der Personalvorstand eines großen Konzerns ist für Vorstandspositionen ein legitimer Adressat, für alles darunter nicht. Für Bereichsleitungen im Konzern gilt: Der zuständige Vorstand oder der Geschäftsführer der Tochtergesellschaft ist Ihr Ziel, nicht der Konzernpersonalvorstand, der Ihre Ansprache an genau die Personalabteilung weiterleitet, die Sie vermeiden wollten.

Im Familienunternehmen. Hier stimmt die formale Hierarchie oft nicht mit der Entscheidungsmacht überein. Ein Minderheitsgesellschafter, der operativ im Unternehmen ist, hat häufig mehr Einfluss auf Besetzungen als ein Mehrheitsgesellschafter, der nur im Beirat sitzt. Fragen Sie sich: Wer trifft hier tatsächlich Personalentscheidungen? Das steht nicht im Organigramm, aber in Interviews, in Pressemeldungen zu vergangenen Besetzungen und im Gespräch mit Menschen, die das Unternehmen kennen.

Bei Private-Equity-Beteiligungen. Die Geschäftsführung eines Portfoliounternehmens wird oft nicht von der Geschäftsführung selbst, sondern vom Investor mitbestimmt. Der Operating Partner oder das zuständige Deal-Team beim Investor ist dann Ihr Adressat, besonders wenn es um Turnaround- oder Wachstumsrollen geht. Diese Menschen suchen ständig nach Führungskräften für ihr Portfolio, und sie denken in Lösungen, nicht in Ausschreibungen.

Vier Quellen, in dieser Reihenfolge:

1. Die Unternehmenswebsite. Management-Seite, Organigramm, Impressum, Geschäftsbericht. Hier finden Sie die formale Struktur und die Namen. Achten Sie auf Aktualität: Wer im Geschäftsbericht des Vorjahres stand, ist vielleicht nicht mehr da.

2. Presse und Register. Pressemeldungen zu Besetzungen der letzten zwei Jahre zeigen, wer zitiert wird, wenn jemand kommt oder geht. Das ist die Person, die entscheidet. Das Handelsregister zeigt Gesellschafterstrukturen, Geschäftsführer und Prokuren, oft aktueller als die Website.

3. LinkedIn als Machtbarometer. Wer aus dem Unternehmen ist sichtbar, wer kommentiert wen, wer wird bei Ankündigungen markiert? Hier sehen Sie, wer im Unternehmen tatsächlich Gewicht hat, unabhängig vom Titel. Und Sie sehen, ob Sie über gemeinsame Kontakte einen warmen Weg haben.

4. Ihr Netzwerk, diskret. Ein Anruf bei jemandem, der das Unternehmen kennt: „Wer entscheidet dort eigentlich über Besetzungen auf Geschäftsführungsebene?“ Diese Frage ist unverfänglich, und die Antwort spart Ihnen oft die Recherche der ersten drei Punkte.

Bei Mehrfachzuständigkeit gilt: höchstens zwei Personen ansprechen, und zwar so, dass beide wissen, dass die andere auch angesprochen wurde. Nichts wirkt schlechter als zwei identische Briefe, die auf demselben Tisch landen.

Es klingt banal. Es ist es nicht. Auf dieser Ebene wird Sorgfalt als Stellvertreter für Kompetenz gelesen.

• Akademische Titel stehen in der Anrede, wenn die Person sie führt. „Sehr geehrter Herr Dr. Müller“, nicht „Herr Müller“. Prüfen Sie es auf der Website oder im Register.

• Vornamen nicht raten. Andrea, Kim, Dominique, Sascha: Es gibt Vornamen, bei denen das Geschlecht nicht eindeutig ist. Wenn Sie es nicht sicher wissen, finden Sie es heraus, über ein Foto, ein Interview, einen Anruf im Sekretariat. Eine falsche Anrede ist das Ende der Lektüre.

• Nachnamen nicht phonetisch schreiben. Meier, Mayer, Maier, Meyer. Kopieren Sie den Namen aus einer verlässlichen Quelle.

• Rangfolge bei zwei Empfängern beachten. Der Ranghöhere zuerst.

• „Sehr geehrte Damen und Herren“ ist keine Anrede. Es ist das Eingeständnis, dass Sie nicht wissen, an wen Sie schreiben. Auf Top-Level bedeutet das: Sie haben sich nicht die Mühe gemacht.

Was Sie davon haben: Ihre Ansprache wird gelesen. Das klingt nach wenig. Es ist der Unterschied zwischen einem Gespräch und keinem.

Wenn Sie wissen, an wen die Ansprache geht, stellt sich die Frage, wie sie ankommt. Zwei Beobachtungen aus meiner Praxis.

Der Brief lebt. Auf Gesellschafter- und Aufsichtsratsebene ist eine kurze, gut formulierte Ansprache auf Papier, persönlich adressiert, oft wirksamer als eine E-Mail. Sie wird geöffnet, sie liegt auf dem Tisch, sie landet nicht im Spam-Ordner. Und sie ist selten geworden, was ihre Wirkung erhöht. Bei E-Mails an private oder nicht veröffentlichte Adressen sollten Sie zudem den Datenschutz im Blick behalten; eine geschäftliche Postanschrift ist hier der sauberere Weg.

Die warme Empfehlung schlägt jeden Kanal. Wenn ein gemeinsamer Kontakt vorab anruft oder eine E-Mail schreibt, in der Ihr Name fällt, kommt Ihre Ansprache mit Vorschuss an. Prüfen Sie deshalb vor jedem Brief, ob es diesen Kontakt gibt. In der Hälfte der Fälle, die ich berate, gibt es ihn.

Was in die Ansprache selbst gehört, wie sie in wenigen Zeilen den Nutzen für das Unternehmen zeigt und warum sie kein Anschreiben im klassischen Sinn ist, beschreibe ich im Beitrag zum Anschreiben als Angebot.

Ergebnis vom Ergebnis: Sie schreiben nicht dreißig Unternehmen an und warten. Sie schreiben acht Menschen an, die entscheiden können, und drei davon rufen zurück. Mit einem von ihnen sitzen Sie sechs Wochen später beim Abendessen und sprechen über eine Position, die es offiziell noch gar nicht gibt.