Der Anruf vom Headhunter: Was Sie in fünf Minuten entscheiden
Das Telefon klingelt, eine unbekannte Nummer, ein Personalberater fragt, ob Sie kurz sprechen können. Was in den nächsten Minuten passiert, entscheidet selten über die Position, aber fast immer darüber, wie Sie in seiner Datenbank geführt werden. Viele Führungskräfte wurden jahrelang angerufen und haben nie darüber nachgedacht, wie sie diese Gespräche führen. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie den Rahmen setzen, welche Fragen den Berater überzeugen und wie Sie auch nach einem Nein der Kontakt bleiben, an den er beim nächsten Mandat zuerst denkt. Dadurch wird aus einem zufälligen Anruf ein Kanal, über den passende Positionen zu Ihnen kommen.
Die ersten Sätze ordnen Sie ein
Der Anruf kommt fast immer im falschen Moment. Zwischen zwei Terminen, im Auto, kurz vor dem Abflug. Am anderen Ende stellt sich jemand von einer Personalberatung vor, nennt vage eine Branche und fragt, ob Sie offen für einen Austausch wären. In diesem Augenblick entscheidet sich, ob Sie für den Berater ein Kandidat für dieses Mandat sind, ein Kontakt für später oder ein Name, der in der Datenbank liegen bleibt.
Wer über Jahre ohne eigenes Zutun angerufen wurde, behandelt den Headhunter-Anruf oft wie eine Höflichkeit. Man wimmelt freundlich ab oder sagt zu schnell Ja. Beides verschenkt etwas. Der Berater arbeitet im Auftrag eines Unternehmens und prüft vom ersten Satz an, ob er Sie seinem Auftraggeber zeigen kann. Umgekehrt ist das Gespräch Ihre Gelegenheit, ihn zu prüfen. Und es ist eine der wenigen Stellen, an denen Sie erfahren, wie der Markt Sie gerade sieht.
Minute eins: Rahmen setzen, bevor Sie erzählen
Passt der Moment nicht, sagen Sie das offen und schlagen einen konkreten Rückruf vor, mit Tag und Uhrzeit. Das wirkt souveräner als ein gehetztes Gespräch auf dem Flur, und ein guter Berater nimmt den Termin gern an. Passt der Moment, lassen Sie ihn zuerst sprechen. Wer sofort mit dem eigenen Werdegang beginnt, beantwortet Fragen, die noch niemand gestellt hat, und verrät mehr, als nötig ist.
Achten Sie in den ersten Minuten darauf, wie konkret die Position beschrieben wird. Nennt der Berater Branche, Unternehmensgröße, Eigentümer, Berichtslinie? Oder bleibt alles im Ungefähren? Eine Frage dürfen Sie früh stellen: „Wie sind Sie auf mich gekommen?“ Die Antwort zeigt Ihnen, über welchen Weg Ihr Name im Markt kursiert. Eine Empfehlung bedeutet etwas anderes als ein Treffer bei einer Schlagwortsuche.
Was Sie davon haben: Sie führen das Gespräch von Anfang an mit, ohne fordernd zu wirken, und gewinnen eine Information, die Ihnen kein Profil-Check liefert.
Die Fragen, die den Berater überzeugen
Ein Personalberater erwartet Fragen. Sie zeigen ihm, wie Sie Entscheidungen angehen, und genau das will sein Auftraggeber später wissen. Gute Fragen sind kurz und sachlich:
- Zum Mandat: Ist die Position neu geschaffen oder wird nachbesetzt? Und warum ist sie frei?
- Zum Auftrag: Arbeitet die Beratung exklusiv, etwa als Retained Search, oder sucht das Unternehmen parallel über mehrere Kanäle?
- Zur Rolle: An wen berichtet die Position, welcher Gestaltungsspielraum ist vorgesehen, woran wird Erfolg im ersten Jahr gemessen?
- Zum Ablauf: Wer entscheidet, wie viele Gesprächsrunden sind geplant, wie sieht der Zeitrahmen aus?
Die Vergütung hat im ersten Gespräch ihren Platz, wenn der Berater das Thema selbst öffnet. Als erste Frage gestellt, klingt sie nach dem falschen Motiv. Halten Sie trotzdem eine Spanne bereit, die Sie ohne Zögern nennen können. Ein „Da bin ich offen“ hilft dem Berater nicht, er braucht eine Zahl, um Sie einzuordnen.
Auf der Liste bleiben, auch wenn das Mandat nicht passt
Die meisten Anrufe führen nicht zu dieser Position. Das ist der Normalfall. Entscheidend ist, was der Berater nach dem Auflegen über Sie notiert. Ein knappes „kein Interesse“ landet als genau das in seinem System. Ein begründetes Nein dagegen gibt ihm ein Suchmuster: „Diese Position passt nicht zu mir, weil ich aus der Geschäftsführung nicht zurück in eine Bereichsrolle gehen möchte. Was mich interessiert, ist eine CEO-Rolle in einem familiengeführten Industrieunternehmen, gern mit internationalem Geschäft.“ Zwei Sätze, und der Berater weiß, wann er Sie wieder anruft.
Wenn Sie jemanden kennen, der passen könnte, und Sie dessen Diskretion wahren können, bieten Sie an, den Kontakt herzustellen. Das kostet Sie wenig und bleibt in Erinnerung. Nach dem Gespräch genügt eine kurze Mail: Dank, Ihre Zielrolle in einem Satz, und Ihr Kurzprofil, wenn er darum gebeten hat. Damit sind Sie in seiner Datenbank mit einer klaren Richtung hinterlegt, und genau danach filtern Berater, wenn sie für das nächste Mandat eine Longlist aufbauen.
Ergebnis vom Ergebnis: Ein halbes Jahr später, Dienstagvormittag, ruft derselbe Berater wieder an. Diesmal beschreibt er eine Position, die klingt, als hätte er Ihre Mail neben sich liegen. Sie müssen nichts erklären. Sie fragen nur noch, wann das erste Gespräch mit dem Auftraggeber stattfindet.
Was Sie im ersten Gespräch für sich behalten
Ein paar Dinge gehören nicht in die ersten fünf Minuten. Kritik am aktuellen Arbeitgeber zählt dazu, auch wenn sie berechtigt ist. Der Berater hört darin vor allem, wie Sie später über seinen Auftraggeber sprechen könnten. Ebenso wenig gehört eine lange Erklärung Ihrer Wechselmotivation hinein, ein Satz reicht. Und vermeiden Sie den Satz „Ich bin offen für alles“. Er soll Türen offen halten und bewirkt das Gegenteil: Ein Profil ohne Richtung passt in kein Mandat.
Wer diese Gespräche bewusst führt, merkt schnell, dass sich die Anrufe verändern. Sie werden seltener zufällig und häufiger passend. Wer sie dagegen weiter nebenbei abwickelt, wartet oft Monate auf den einen Anruf, der wirklich zählt, und verliert in dieser Zeit an Verhandlungsposition. Gute Vorbereitung auf ein Gespräch von fünf Minuten spart am Ende Zeit, Nerven und manchmal ein ganzes Jahr.
Häufige Fragen
Soll ich einen Headhunter zurückrufen, der mir nur auf die Mailbox gesprochen hat?
Ja, wenn die Nachricht einen konkreten Anlass nennt und die Beratung seriös wirkt. Prüfen Sie vorher kurz Namen und Haus. Ein Rückruf kostet Sie wenige Minuten und zeigt, dass Sie ansprechbar sind, ohne dass Sie sich festlegen.
Darf ich nach dem Namen des Auftraggebers fragen?
Fragen dürfen Sie, eine Antwort bekommen Sie im ersten Gespräch selten. Viele Mandate sind vertraulich. Fragen Sie stattdessen nach Branche, Größe, Eigentümerstruktur und Standort. Daraus lässt sich meist genug ableiten, um zu entscheiden, ob ein zweites Gespräch lohnt.
Wie oft sollte ich mich bei einem Berater melden, wenn gerade kein Mandat passt?
Selten und mit Anlass: eine neue Aufgabe, ein abgeschlossenes Projekt, eine veränderte Zielrolle. Ein bis zwei kurze Nachrichten im Jahr halten den Kontakt lebendig. Regelmäßige Nachfragen ohne Neuigkeit wirken dagegen ungeduldig.
