Das Gespräch mit dem Personalberater verlief gut, am Ende stand der Satz „Ich melde mich, wenn etwas passt“, und seitdem ist es still. Die meisten Führungskräfte deuten das als Absage. Tatsächlich stehen sie jetzt in einer Datenbank, und was dort unter ihrem Namen steht, entscheidet über den Anruf in acht Monaten. Dieser Beitrag zeigt aus der Sicht einer ehemaligen Headhunterin, welche Schlagworte und Notizen ein Berater nach dem Gespräch anlegt, warum dieses Bild einfriert und mit welchen vier Anlässen Sie es aktuell halten, ohne lästig zu werden. Dadurch beginnt der Anruf, wenn er kommt, dort, wo das letzte Gespräch aufgehört hat.
Ein Satz, den ich in Erstgesprächen regelmäßig höre, lautet: „Die scouten einen eher für später.“ Gemeint ist das Gespräch mit einem Personalberater, das freundlich verlief, mit Interesse, mit der Zusage „Ich melde mich, wenn etwas passt“, und nach dem dann nichts mehr kam. Die Führungskraft, die das sagt, hat recht, und sie zieht meist den falschen Schluss daraus. Sie denkt, sie sei abgelegt worden. Tatsächlich ist sie in eine Datenbank gewandert, und was dort mit ihrem Namen passiert, entscheidet darüber, ob der Anruf in acht Monaten kommt oder nie.
Was nach dem Gespräch mit Ihrem Namen passiert
In meiner Zeit in der Executive Search sah der Ablauf nach einem Kandidatengespräch immer gleich aus. Ich habe den Lebenslauf abgelegt, drei bis fünf Zeilen Notiz dazu geschrieben und Schlagworte vergeben: Branche, Funktion, Unternehmensgröße, Region, Gehaltsband, Wechselbereitschaft, dazu ein Datum. Diese Schlagworte sind das Einzige, worüber Sie später wiedergefunden werden. Kein Berater blättert bei einem neuen Mandat durch Hunderte Gesprächsnotizen. Er gibt in seine Datenbank ein, was der Auftraggeber sucht, zum Beispiel „Geschäftsführung, Maschinenbau, 200 bis 800 Mitarbeiter, Süddeutschland“, und bekommt eine Liste von Namen. Wer dort nicht mit den passenden Begriffen steht, existiert für dieses Mandat nicht, so gut das Gespräch damals auch war.
Die Notiz selbst liest der Berater erst, wenn Ihr Name auf der Liste erscheint. Dann entscheidet sie in Sekunden, ob er anruft. Steht dort „offen für vieles, will sich nicht festlegen“, ruft er den Nächsten an. Steht dort „will GF in einem produzierenden Mittelständler mit internationalem Wachstum, kann ab Q2, Gehalt im Rahmen“, hat er eine Vorlage für sein Telefonat mit dem Auftraggeber. Sie haben in dem Gespräch also nicht um eine Position geworben, auch wenn es sich so anfühlte. Sie haben dem Berater diktiert, was er über Sie in die Datenbank schreibt.
Warum „Ich melde mich, wenn etwas passt“ ehrlich gemeint ist
Sie sind eine erfahrene Führungskraft, und Sie haben dieses Versprechen vermutlich schon mehrmals gehört, ohne dass ein Anruf folgte. Das liegt selten an Ihnen. Ein Berater hat zu jedem Zeitpunkt eine Handvoll Mandate, und die Wahrscheinlichkeit, dass eines davon in den Wochen nach Ihrem Gespräch genau zu Ihrem Profil passt, ist gering. Was er Ihnen zusagt, ist etwas anderes: Sie stehen jetzt in seinem System, und wenn in einem Jahr ein Mandat kommt, bei dem Ihr Suchmuster greift, taucht Ihr Name auf. Das Problem ist nur, dass ein Jahr lang ist. In dieser Zeit verändert sich Ihre Situation, Ihr Profil in der Datenbank aber nicht. Es trägt noch das Datum des Gesprächs und die Notiz von damals.
Im Markt kommt deshalb etwas anderes an als das, was Sie beabsichtigt haben: ein eingefrorenes Bild. Ein Berater, der nach zehn Monaten Ihren Namen auf einer Liste sieht, fragt sich zuerst, ob Sie überhaupt noch suchen. Steht nichts Neueres in der Akte, ist die Antwort im Zweifel ein Anruf beim Kandidaten mit der frischeren Notiz.
Wie Sie im System aktuell bleiben, ohne lästig zu werden
Die Lösung ist weder ein monatlicher Anruf noch eine Nachricht mit „Gibt es etwas Neues?“. Beides kostet den Berater Zeit und bringt ihm nichts, und beides landet in seiner Notiz als „fragt häufig nach“. Was ihm hilft, ist Information, die er in seine Datenbank schreiben kann. Vier Anlässe haben sich in der Praxis bewährt.
Der erste ist ein Signal zur Verfügbarkeit, sobald sie sich ändert: Sie haben einen Aufhebungsvertrag unterschrieben und sind ab einem bestimmten Datum frei, oder Sie haben eine Interimsaufgabe angenommen und sind erst in sechs Monaten wieder ansprechbar. Beides ist für den Berater eine Zeile, die den Wert Ihres Eintrags verändert. Der zweite Anlass ist eine Schärfung der Zielrolle. Wer nach einigen Wochen am Markt klarer sieht, wofür er sich eignet, schreibt dem Berater zwei Sätze dazu, mit dem ausdrücklichen Hinweis, dass sich die Zielrichtung gegenüber dem Gespräch verändert hat. Der dritte Anlass ist eine Marktinformation, die ihm nützt: Sie haben gehört, dass in einem Unternehmen seiner Branche eine Nachfolge ansteht, oder dass ein Investor eingestiegen ist. Berater leben von solchen Hinweisen, und wer einen liefert, steht in der Akte als Quelle, nicht als Bittsteller. Der vierte Anlass ist eine Rückmeldung nach einem Prozess, den er nicht begleitet hat: „Ich war bei X in der Endrunde, es ist an einer anderen Entscheidung gescheitert.“ Das sagt ihm, dass Sie am Markt ernst genommen werden, und es sagt ihm, in welcher Liga.
Jeder dieser Anlässe passt in fünf Zeilen per E-Mail, ohne Lebenslauf im Anhang, ohne Frage am Ende. Ein Berater, der alle drei bis vier Monate eine solche Nachricht bekommt, hat eine lebendige Akte. Wie oft das sein darf und wann es zu viel wird, habe ich im Beitrag zur Ansprache von Personalberatern beschrieben.
Was Sie dem Berater nicht überlassen sollten
Zwei Dinge gehören in Ihre Hand, nicht in die des Beraters. Das erste ist Ihr LinkedIn-Profil. Wenn ein Berater Ihren Namen aus seiner Datenbank zieht, ist sein nächster Klick fast immer Ihr Profil, und er vergleicht, ob das Bild dort zu seiner Notiz passt. Ein Profil, das seit dem Gespräch dieselbe Headline trägt wie vor drei Jahren, bestätigt den Verdacht, dass sich bei Ihnen nichts bewegt. Wie Berater dort suchen und was sie lesen, steht im Beitrag zum Active Sourcing auf LinkedIn.
Das zweite ist die Zahl der Berater, in deren Systemen Sie stehen. Ein Eintrag bei drei Beratungen bedeutet, dass drei Mandatsportfolios zu Ihnen passen müssen. Für Positionen auf Geschäftsführungsebene im Mittelstand sind oft Boutiquen zuständig, die niemand auf dem Zettel hat, und die Wahrscheinlichkeit, dass ein passendes Mandat gerade bei einer dieser drei liegt, ist klein. Welche Berater für Ihre Ebene und Branche relevant sind, zeigt der Beitrag zu den vier Ligen im Personalberatungsmarkt.
Die bessere Frage am Ende des Gesprächs
Die meisten Führungskräfte beenden ein Beratergespräch mit der Frage, ob gerade etwas Passendes vorliegt. Die Antwort ist fast immer ein höfliches Nein, und danach wird es still. Hilfreicher ist eine andere Frage: „Unter welchen Begriffen legen Sie mich jetzt ab?“ Ein guter Berater beantwortet sie, und Sie hören sofort, ob er Sie so einsortiert hat, wie Sie gefunden werden wollen. Wenn er „Operations, Automotive, Werkleitung“ sagt und Sie eigentlich auf eine Geschäftsführung zielen, korrigieren Sie das im Gespräch, nicht in zehn Monaten.
Die entscheidende Frage ist also nicht „Hat er etwas für mich?“, sondern „Was steht nach diesem Gespräch über mich in seinem System, und stimmt es in einem Jahr noch?“
Was Sie davon haben
Zehn Monate nach dem Gespräch klingelt das Telefon. Der Berater sagt: „Ich habe Ihre Nachricht vom Frühjahr noch, Sie suchen die Geschäftsführung eines Mittelständlers mit Auslandsgeschäft, ab sofort verfügbar. Ich habe da ein Mandat.“ Sie müssen nichts erklären, nichts korrigieren, nicht erst wieder in Erinnerung bringen, wer Sie sind. Die Akte hat für Sie gesprochen, weil Sie sie gepflegt haben, und das Gespräch beginnt dort, wo das letzte aufgehört hat. Das ist einer der Wege, mit dem Satz „Ich melde mich, wenn etwas passt“ umzugehen. Es gibt andere. Darauf zu warten gehört aus meiner Sicht nicht dazu.
Ob eine Zusammenarbeit für beide Seiten passt, klärt sich im Erstgespräch. Kostenfrei, vertraulich, 20 Minuten.
